Co-créer, dialoguer et questionner : un challenge possible

« Il paraît que… », « Tu as entendu la dernière nouvelle ?! », « C’est vrai que… ? ». Qui n’a pas déjà employé ces phrases ? Eh oui, il est difficile de résister aux rumeurs… Pourtant, nous savons tous à quel point elles sont dangereuses, car souvent éloignées de la réalité : elles la déforment au point de créer des malentendus qui peuvent s’avérer terribles, si ce n’est destructeurs. Mettre un terme à ce penchant pour les qu’en-dira-t-on nécessite une mobilisation sans précédent autour du seul concept capable de les dissoudre : la transparence.

RITMX est un laboratoire de l’Agilité. En ce sens, Il cherche et teste de nouvelles formes d’interactions pour assainir le monde du travail et l’épanouir. Si nous avons déjà écrit sur plusieurs initiatives SCRUM, nous aimerions nous attarder en ce début d’année 2019 sur le sujet de la transparence.

Ce concept est abondamment traité dans les articles de presse et dans les politiques RH des entreprises, qui l’érigent comme clé de voûte d’une transversalité organisationnelle réussie. Mais, avant d’aller plus loin, il nous semble nécessaire de revenir aux origines de ce mot pour le comprendre dans son intégralité. Du latin trans, « au-delà », « à travers » et parere, « paraître », « apparaître », « se montrer », la transparence désigne, dans son sens premier, ce qui est diaphane, au travers de quoi on peut voir des objets. Par extension, la transparence fait référence à ce qui ne cache rien, ne dissimule rien.

Être transparent revient donc à communiquer clairement son message, sans tabou et sans faux-semblants, et surtout, avec ouverture. Souvenons-nous de cette citation éloquente de Nicolas BOILEAU (XVIIème siècle) : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Un « moment » fédérateur

Pour une organisation agile, la transparence est une valeur fondamentale qui vise à aborder tous les sujets sensibles ou critiques, quitte à avoir des conversations difficiles. Or, mettre « cartes sur table », se « mouiller », nécessite du courage et de la discipline. Aussi, est-il fréquent en Agile que soient régulièrement organisés des « moments de la transparence ». Encadrés par des coach agiles, ces moments consistent à réunir les équipes en place dans une entreprise pour discuter de thèmes clés, tels que la politique d’organisation, la nécessité de donner du feedback en cas de problème, le rôle des managers opérationnels ou encore la présence (ou non) des autorités hiérarchiques.

Mais comment s’organisent ces séances ? C’est assez simple et plutôt court, 1h00 tout au plus. La durée est moins importante que la qualité des échanges qui rythment la séance. Au départ, l’animateur lit une question à voix haute tirée au hasard parmi les propositions préalablement et librement proposées par l’audience. Les personnes se sentant légitimes d’y répondre se placent au centre de la pièce ; elles ont deux minutes chrono pour parler avant de retourner à leur place. Si, à la fin de ce temps, quelqu’un dans l’audience souhaite surenchérir ou en savoir davantage, un temps de prolongation de deux minutes peut être attribué par l’animateur. Pour que ces « moments » soient réussis, il revient au Scrum Master d’instaurer trois valeurs fondamentales au concept de transparence :

• La bienveillance : il est interdit de pointer du doigt ou dénigrer un collaborateur, un client, un fournisseur, un prestataire, etc.
• Le respect : seules les personnes sur les chaises centrales peuvent parler, les autres doivent garder le silence pour que les réponses soient bien entendues et comprises de tous
• La ponctualité : les séances démarrent pile à l’heure et, au vu de leur cadence, il est indispensable que le groupe respecte les horaires indiquées

Si ces « moments de transparence » s’avèrent les plus fondamentaux, il s’agit cependant de les compléter par d’autres rendez-vous réguliers ou dispositifs partagés avec les équipes.

Rencontres bimensuelles

Deux fois par mois, il peut être demandé à un ou plusieurs collaborateurs de pitcher devant les équipes l’avancée d’un projet en cours. En 1 minute 30 max. L’avantage ? Que l’information circule, que les collaborateurs sachent ce que leurs collègues font de leur journée et qu’ils puissent en parler ensemble en toute connaissance de cause.

Meet-up biannuel

Moins fréquent mais tout aussi essentiels, les ateliers participatifs sont très utiles pour faire un point sur l’activité de la société, ses irritants en termes de management ou d’organisation, et ses enjeux futurs. L’avantage ? Donner les moyens de réfléchir ensemble à la façon dont l’entreprise peut s’améliorer, innover, redéfinir les rôles de chacun et anticiper les besoins du marché. L’objectif ? Mener collectivement à terme tous les changements décidés durant les 6 mois qui suivent cette journée.

Obeya

Pour que chacun des collaborateurs puisse partager agilement ses connaissances individuelles et organisationnelles, il est important de mettre en place un dispositif capable de rendre accessibles, à tous et en un lieu unique, les informations stratégiques et opérationnelles sur l’entreprise. L’avantage ? Responsabiliser les collaborateurs en donnant à leurs actions une visibilité globale, fédérer le collectif autour d’objectifs communs et humaniser le reporting.